Consejos prácticos para los expositores: Cómo organizar su programa para la SuperCorrExpo

Falta menos de un año para que la SuperCorrExpo abra sus puertas, el 22 de septiembre de 2008. Aun cuando pueda parecer que queda mucho tiempo, para los expositores ya comenzó la cuenta regresiva y tienen muchas cosas por hacer. TAPPI ha elaborado una pequeña lista de consejos para usted. Si los sigue, podrá evitarse gran parte de la ansiedad que conlleva la participación en el evento y los cambios de última hora.

1. Reserve su espacio. Si todavía no ha reservado su espacio de exposición, hágalo ahora. Los espacios de exposición en la SuperCorrExpo se están vendiendo a un ritmo más acelerado que en 2004; sin embargo, aún está a tiempo de escoger el lugar que desea para su stand. Es difícil prever cuándo será "demasiado tarde" para obtener una de las mejores ubicaciones, de modo que le recomendamos que actúe ya mismo: no querrá formar parte de los que esperaron demasiado y tener que conformarse con lo que quede disponible en lugar de escoger la ubicación que prefiere.
2. Estudie la posibilidad de mejorar su espacio. El plano de las instalaciones de la SuperCorrExpo 2008 ya ha sido modificado varias veces a fin de satisfacer los requerimientos de expositores que decidieron que necesitan espacios más grandes. En general, las modificaciones se limitaron a cambios de lugar de stands pequeños y medianos, pero en otros casos también quedaron libres espacios de tamaño medio, cuando algunas empresas decidieron cambiar sus stands por otros más grandes y mejor ubicados. Informe sus necesidades a Tammi Campbell, en TAPPI, quien está en capacidad de ofrecerle una lista de sugerencias y alternativas.
   
   Como la decisión acerca del espacio que usted necesita para su stand depende en gran medida de lo que piense exhibir, las etapas iniciales de la planificación son interdependientes. Usted debe decidir qué desea exhibir, adaptarlo a su presupuesto o preparar un presupuesto para la exposición y tratar de hacer que su exposición se ajuste al espacio disponible.
3. Revise su presupuesto. Si todavía no ha comenzado a preparar su presupuesto para la exposición, ahora es el mejor momento para hacerlo. Si, por el contrario, ya cuenta con un presupuesto, éste podría ser un buen momento para revisarlo. Incluso los planes de las empresas más organizadas son susceptibles de continuas modificaciones, hasta el mismo día de la apertura de la exposición o, algunas veces, también durante el evento. Es importante que esté pendiente de la manera como los cambios inciden en su presupuesto. Esto puede ahorrarle muchas decepciones más adelante.
4. Seleccione una empresa para que diseñe su muestra. Independientemente de la envergadura o complejidad de su stand, éste es el momento de comenzar a pensar en el diseño que tendrá. Naturalmente, usted va a necesitar tener por lo menos una idea general del tema, el tamaño y la funcionalidad de su stand para poder pedir el presupuesto a un diseñador o a una empresa del ramo. Por lo tanto, escoger a la empresa que se encargará del diseño de su stand es otra de las cosas que debe hacer ahora, cuando todavía faltan 12 meses.
   
   Si ha decidido exhibir un stand sencillo y tiene la fortuna de contar con la capacidad para diseñarlo internamente, lo más probable es que su cronograma de preparación pueda ser un poco más flexible. Sin embargo, aun en este caso, tal vez no pueda producir internamente los materiales gráficos para su stand. Por lo tanto, deberá reservar en su calendario suficiente tiempo para el procesamiento y la entrega de los materiales gráficos para su stand.
   
   Por otra parte, en el caso de que el stand sea más grande y complejo, y vaya a exhibir en su espacio equipos en funcionamiento, tendrá que lidiar con un conjunto de circunstancias más complejas. Tendrá que coordinar sus requisitos técnicos y logísticos, y lo más probable es que tenga que contratar a un diseñador o una empresa especializada para que se ocupen del diseño de su muestra. Tal vez conozca a un diseñador o a una empresa con los que ya haya trabajado antes o desee contactar a varios para buscar el presupuesto más competitivo. Asimismo, si va a exhibir equipos, será necesario que llegue a un acuerdo con especialistas en el diseño y la manipulación de los equipos para que puedan instalarlos.
5. Seleccione sus materiales de presentación y de apoyo. ¿Qué verán las personas en su stand? ¿Ha pensado ya en los folletos? Con seguridad usted querrá que cuando los visitantes (es decir, sus clientes potenciales) salgan de su stand lo recuerden y, de ser posible, se lleven consigo algo en la mano que puedan revisar y compartir con los demás una vez que estén de vuelta en sus plantas u oficinas. Ahora que todavía tiene algo de tiempo para pensar en esto, comience a planificar el calendario de producción de estos materiales. Es probable que sea necesario cumplir muchos pasos para producir un folleto sobre un producto nuevo, una presentación PowerPoint o un video. Dependiendo de la complejidad de sus productos, puede llevarle meses redactar el texto, obtener las fotografías, elaborar las ilustraciones, etc. Comenzar a hacer estas cosas pronto le hará posible llevar a cabo los preparativos de la manera más profesional posible.
6. Planifique su enfoque de relaciones públicas. El programa de mercadeo de la SuperCorrExpo ofrecerá una serie de valiosas oportunidades de promoción. Comience a pensar desde ya en los mensajes que desea transmitir acerca de su compañía. Probablemente deseará incluir planes de relaciones públicas en su programa de mercadeo, junto con las oportunidades que ofrecen las publicaciones comerciales. Planifique cuidadosamente su programa, de manera tal de maximizar su visibilidad y obtener los mayores dividendos a cambio de la inversión que haga en relaciones públicas.
7. Haga los arreglos pertinentes en relación con sus traslados y alojamiento. Pronto, TAPPI anunciará información acerca de sus hoteles patrocinadores. Cuando haga sus reservaciones, asegúrese de mencionar que es participante en la SuperCorrExpo a fin de recibir las tarifas negociadas. Igualmente, una vez más Delta ofrecerá tarifas especiales para los viajeros de la SuperCorrExpo. Para aprovechar estas tarifas especiales, usted dispondrá de un código de la SuperCorrExpo que deberá utilizar cuando haga sus reservaciones.
8. Diseñe un programa. Si ya tiene experiencia en este tipo de eventos, habrá aprendido de sus errores y omisiones en el pasado y habrá hecho las modificaciones necesarias en sus programas para evitar que vuelvan a suceder. Sin embargo, si es la primera vez que participa, o no ha aprendido las lecciones del pasado, será conveniente que tenga presente algunas cosas.
   
   Es probable que en la planificación y ejecución de su muestra en la SuperCorrExpo participen su personal de mercadeo, ventas, fabricación, envío, administración, servicios, y hasta su asesor legal. Por lo tanto, tiene que asegurarse de incluir en su programación a todos los que correspondan, prever suficiente tiempo para que cada uno complete su tarea e incorporar puntos de control que le permitan hacer seguimiento de sus avances. Asumir de forma automática que todo marcha bien y que los detalles se resolverán solos puede conducirle al desastre. Planifique ahora y cumpla su plan.
   
   
9. Recuerde que Tammi Campbell, junto con el resto del personal de TAPPI, están a su disposición para responder las preguntas que pueda tener acerca de cualquier aspecto de la SuperCorrExpo. Puede comunicarse con ella por el teléfono +1-770-209-7405 o la dirección de correo electrónico tcampbellTAPPI.org.